Infos essentielles

Entrepreneur de spectacles ou organisateur occasionnel ?

Le secteur du spectacle vivant est réglementé par l’ordonnance du 13 octobre 1945, modifiée par la loi du 18 mars 1999. Ce sont ces textes qui définissent la profession d’entrepreneur de spectacles et ont introduit l’obligation de détenir une licence d’entrepreneur de spectacles vivants (ou un récépissé de déclaration valide valant licence d’entrepreneur de spectacles vivants) pour pouvoir exercer la profession.

Néanmoins, sous certaines conditions, l’organisation de spectacles est possible sans récépissé. On parlera alors d’organisateurs occasionnels. Sont ainsi désignées :

• toutes les personnes physiques (commerçant, artisan, etc.) ou les personnes morales (sociétés, associations, établissements publics, etc.) qui n’ont pas pour activité principale l’exploitation de lieux de spectacles, la production ou la diffusion de spectacles. Les salles polyvalentes ou les salles des fêtes gérées par des communes ne sont pas considérées comme ayant pour activité principale la représentation de spectacles.
• et qui n’organisent pas plus de 6 représentations publiques par année civile. La notion de représentation doit être entendue comme une représentation dans un lieu, à un moment défini et pour un spectacle donné. Une série de spectacles donnés dans la même journée ne pourra donc pas être assimilée à une seule représentation.

En conséquence, et au-delà de 6 représentations publiques par année civile, la détention d’un récépissé de déclaration d’activité d’entrepreneur de spectacles est donc obligatoire.

► Aller plus loin
Coreps : vos démarches et responsabilités en temps qu’organisateur occasionnel de spectacles vivants

Autorisation / Déclaration

L’organisation de toute manifestation publique nécessite l’autorisation du maire de la commune concernée. L’organisateur doit donc effectuer, suffisamment longtemps à l’avance, une demande d’autorisation à la mairie.

En tant qu’organisateur occasionnel, vous n’avez pas à obtenir de récépissé de déclaration d’activité d’entrepreneur de spectacles (voir plus haut), mais vous devez tout de même déclarer la représentation auprès de la DRAC (Direction Régionale des Affaires Culturelles) de la région où se situe le lieu de la représentation, et ce 1 mois avant la date de l’événement (déclaration gratuite, voir formulaire cerfa n°14886*01)

Il peut également être utile, selon les manifestations, de prévenir les autorités qui pourraient être concernées de près ou de loin par un tel évènement : la préfecture (utilisation de la voie publique), la police ou la gendarmerie (pour des raisons de sécurité), le voisinage (nuisances sonores éventuelles). Certaines requêtes nécessitent également l’approbation de la mairie ou de la préfecture (implantation d’un bar ou d’une buvette, interdiction de circuler, l’implantation de panneaux, l’usage d’une sonorisation sur la voie publique, l’installation d’un chapiteau, etc.).

► Aller plus loin :
service-public.fr : organisation de manifestations, défilés ou rassemblements sur la voie publique
service-public.fr : buvette ou bar tenu par une association

Assurances

En tant qu’organisateur d’un évènement, vous êtes responsable de la sécurité des personnes qui y participeront. Il vous appartient donc de mettre en œuvre tous les moyens nécessaires pour respecter et faire respecter les règles en vigueur (normes, sécurité, hygiène, capacité d’accueil...).

Avec votre compagnie d’assurance, vous pourrez évaluer les sources possibles de sinistres et les risques encourus. L’assurance responsabilité civile est obligatoire pour couvrir financièrement les préjudices qui pourraient être causés à autrui (artistes, techniciens, bénévoles, public…), ou à un membre de votre équipe d’organisation, du fait de l’incendie, de vol, de dommages corporels, d’atteintes aux biens, etc.

N’oubliez pas les périodes de montage et démontages si elles ont lieu la veille ou le lendemain de la manifestation. Enfin, pensez à couvrir également le lieu occupé, le matériel (instruments, matériel technique...) ou envisager une garantie annulation en cas d’annulation de la manifestation artistique en raison d’une intempérie.

► Aller plus loin :
animafac.net : assurer la sécurité de son événement

Planning

Établir un planning permet d’anticiper les différentes étapes avant, pendant et après la réalisation de votre événement. A titre d’exemple :

1 AN À L’AVANCE
Réunir l’équipe organisatrice décisionnaire et les partenaires, choisir le spectacle, le lieu, élaborer le rétroplanning, le budget général prévisionnel et le plan de communication, faire les demandes de subventions éventuelles.

ENTRE 1 AN ET 6 MOIS AVANT
Déclarer la manifestation à la mairie, réunir l’équipe organisatrice pour le suivi du projet, élaborer le contrat avec la compagnie ou les artistes (négociation des conditions financières et d’accueil), organiser l’accueil technique, élaborer les documents de communication.

1 MOIS AVANT
Faire la déclaration à la DRAC, la déclaration au GUSO, les demandes d’autorisation éventuelles (buvettes), organiser une conférence de presse éventuelle, envoyer les invitations, relancer la presse, diffuser les affiches / tracts.

15 JOURS AVANT
Prévenir les sociétés de droits d’auteurs.

1 SEMAINE AVANT
Réunir l’équipe organisatrice pour un point sur les réservations, les courses et la feuille de route du jour J, faire les déclarations préalables à l’embauche / contrats de travail via le GUSO, vérifier l’organisation technique.

JOUR J
Faire une feuille de route spécifique, indispensable pour récapituler ce que chacun doit faire. Attention, pour éviter toute surprise (car il y en aura toujours !), n’hésitez pas à être le plus exhaustif possible. Faire signer la DUS du GUSO.

APRÈS LA MANIFESTATION
Déclarer les recettes aux sociétés de perception des droits, faire les déclarations et paiement des obligations sociales (dans les 15 jours pour le GUSO), éditer les bulletins de salaires et attestations d’employeurs éventuelles, faire le bilan avec l’équipe.