Questions budget

Budget Prévisionnel

Le budget prévisionnel peut représenter un frein, voire une crainte pour les nouveaux organisateurs d’événements, mais il vous permettra de bien anticiper les dépenses à prévoir et les éventuelles aides financières à trouver si les recettes ne couvrent pas l’ensemble de vos dépenses. Le moyen le plus simple pour établir et suivre l’évolution d’un budget est de réaliser un tableau, en n’omettant aucun détail : lieu, prestataires, logistique, communication... il n’y a pas de petites dépenses. Quelques règles de base permettront de vous lancer en toute sérénité. Consultez les articles ci-dessous à titre d’exemple.

► Aller plus loin :
weezevent.com : les règles de base pour établir le budget de votre événement
associationmodeemploi.fr : le budget prévisionnel d’une manifestation culturelle

Les droits d’auteurs

Selon la manifestation organisée, l’organisateur doit préalablement la déclarer à la société de perception et de répartition des droits concernés, comme par exemple la Société des auteurs, compositeurs et éditeurs de musique (Sacem), la Société des auteurs et compositeurs dramatiques (SACD) ou encore la SPEDIDAM. Une fois la manifestation passée, ces sociétés reviennent vers l’organisateur afin de percevoir ces droits, calculés sur le montant des recettes de billetterie ou sur le prix de cession.

Ce principe permet que les producteurs ou organisateurs de spectacles obtiennent des auteurs l’autorisation d’utiliser leurs œuvres et de disposer des droits d’exploitation. En effet, juridiquement, les auteurs ont un droit de propriété absolu sur leurs œuvres : c’est une protection contre l’utilisation non autorisée de leur travail et la participation aux profits tirés de son utilisation publique (champ de la propriété artistique et littéraire qui relève de la propriété intellectuelle).

► Aller plus loin :
sacem.fr : effectuer une déclaration
sacd.fr : accueillir un spectacle
spedidam.fr : diffusion pour le spectacle vivant

La taxe fiscale

La taxe fiscale sur les spectacles de variétés et les concerts de musiques actuelles est dite « affectée ». Cette taxe, perçue directement par le CNM, est due par tout organisateur de spectacles détenteur de la billetterie ou par le vendeur pour les spectacles présentés gratuitement, qu’il soit professionnel ou non, structure privée, associative ou publique. Sont également concernés ceux que l’on désigne comme « organisateurs occasionnels », parmi lesquels on retrouve souvent les comités des fêtes, offices de tourisme, entreprises d’évènementiel, foires et expositions, etc. Elle s’élève à 3,5% des recettes de la billetterie ou du prix du contrat de cession (dans le cas d’un concert gratuit).

► Aller plus loin :
cnm.fr : la taxe fiscale sur les spectacles de variétés

Billetterie

Vous pouvez choisir de mettre en place une billetterie en ligne et/ou manuelle. Il vous faudra dans ce deuxième cas prévoir des billets en trois volets avec au moins les mentions obligatoires suivantes :

• Le nom du spectacle, l’horaire
• La date et le lieu de la manifestation
• Le nom de l’établissement organisateur
• Le numéro d’ordre du billet
• La catégorie de place auquel le billet donne droit
• Le prix global payé par le spectateur ou la gratuité
• Le nom du fabricant dans le cas de billets pré-imprimés
• Le numéro et la catégorie de licence d’entrepreneur de spectacle de l’organisateur (si justifié)
• Le nom et numéro fiscal de l’imprimeur

NB : Prévoyez suffisamment de personnes à la billetterie et assez de monnaie dans votre fond de caisse.
Si les entrées sont libres, mettez quand même en place un système de tickets (un carnet à souche tout simple) qui vous permettra de comptabiliser les présents (c’est obligatoire).

► Aller plus loin :
artcena.fr : tenir une billetterie manuelle
lafabriquedeladanse.fr : 5 outils pour créer une billetterie en ligne